Word原稿をレイアウトソフトで使用する際の手順と注意点

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Wordで支給されたテキスト原稿をレイアウトソフト(InDesign、Illustrator)にコピー&ペーストして使用する際の手順と注意点をまとめました。

Contents

●変更内容を反映する

支給された原稿に、吹き出し付きの編集履歴が表示されている事があります。

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このままコピーすると、編集前のテキストが残ってしまうことがあるので、以下の手順で、最終版のみを表示するようにします。

・念のため、変更履歴付きのファイルをコピーしてバックアップとする

・「変更履歴の記録」を「オフ」に

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・変更箇所「承諾」>「ドキュメント内の全ての変更を承諾」

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これで、最終版のテキストのみが表示されます。

●レイアウトで活かす書式にマーキング入れる

Word原稿の書式の内、レイアウトでも活かすものにはマーキングを入れておき、レイアウトソフトでスタイルを適用しやすいようにしておきます。

小見出し、太字、イタリック、注釈、ルビ…などに対して、本文で使用していない文字をマーキング文字として設定し、Word原稿の段階で入れておきます。

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例)小見出しのマーキングに♣、太字のマーキングに♥を使用した

●テキストエディターで書式を整える

Wordの原稿をコピーし、テキストエディター系のソフトにペーストして、書式を整えます。

・英数字を半角に統一

・括弧を全角に統一

・余分なタブ、スペースなどを削除

支給されるWord原稿で時折、英数字の前後に不要な半角スペースが入っていることがあります。
テキストエディターソフトにて「制御文字を表示」する設定にしておくと、不要なスペースの有無を確認できます。

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・段落先頭のインデントを作成

段落先頭のインデントを検索置換機能などを使用して入れます。
正規表現検索にて検索:

「^(段落先頭を表す)」→置換「 (全角スペース)」

これで段落先頭に全角スペースが入ります。

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「mi」の正規表現検索画面

また、テキスト原稿では特に処理をせず、レイアウトソフトの設定でインデントを作る方法もあります(インデント機能や文字組アキ量設定など)。
複雑な設定でなければ、こちらの方が、文字修正が入った際にも自動でインデントを作成してくれるので、作業が楽です。

私は、これらの作業を、全角・半角の統一などは「浮紙」のソフトで行い、さらに余分なスペースの確認、正規表現検索が必要な場合は「mi」を使用して行っています。

●レイアウトソフトに流し込み

調整したテキストデータをInDesignやIllustratorなどのレイアウトソフトにコピー&ペーストして、レイアウトに使用します。

●【補足】支給されたWordデータがどうしても開かない場合

データ制作環境の違いからか、支給されたWord原稿がどうしても開けない事が結構あります。その場合、以下の様にして対応しています。

・Word原稿はMacのプレビュー機能で表示することが可能。内容を確認し、プレビューからPDFに書き出し

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MacのプレビューでWordデータを開いた画面

 

・リッチテキストを扱えるテキストエディター(iText Expressなど)により、テキストデータのみを表示、コピー&ペースト可能(配置されているグラフィックは表示されない)

Open Office.orgなどのフリーソフトで開く(Word互換のソフトだが、表示が崩れたり、完全には再現されない)

…などの方法で、内容を確認し、レイアウト素材として使用します。

ですがやはり、Windowsで作成されたOfficeデータはどうしても、Mac版のOfficeとは完全に互換されないので、Macユーザーであっても、Windows本体と、Win版のOfficeを入れておくのが一番確実だと思います。

●まとめ

Wordでの支給原稿は、こちらの予想がつかないような要素(不要なアキ、タブなど)が入っている事が多いので、テキストデータの段階で出来るだけ綺麗に整えておくことが、その後のレイアウト作業を楽にしてくれます。

作業環境
OS:OS X 10.8.5
Application:Office for Mac 2011
Sample Text:〔翻訳〕ステファヌ・マラルメ/ヴァレリイ/坂口安吾訳(青空文庫)

 

投稿者: Shu Watanabe

I was born in Tokyo, Japan in 1982. Editing photo book and exhibitions of young photographers, handling book design and others, while teaching information design and marketing at educational institutions. The fun of the design process visualizing the stories of objects, As a medium that can convey different messages depending on how to edit I am pursuing photo book and photograph should be. 1982年東京生まれ。デザイナー、編集者。 教育機関で情報デザインやマーケティングを教えながら、若手写真家の写真集や展示の編集から、ブックデザインなどを手がける。 対象の持つストーリー性を視覚化するデザイン過程の面白さ、編集の仕方によって異なるメッセージを伝えることのできるメディアとしての写真集、写真のあり方を追究している。

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