もうパズルで迷わない！予備校の夏期講習シフトを機械的に処理する「実戦型」作成マニュアル

塾や予備校のシフト担当者の皆さん、今年も「あの季節」がやってきましたね。

そう、夏期講習の講師シフト作成です。

「1コマに4人必要で、5週間で、講師は16人で……」と条件を考えているうちに、総座席数が数百席に膨れ上がり、エクセルの画面を見つめたまま脳がフリーズしてしまった経験はありませんか？

今回は、私が実際に400席規模の夏期講習シフトを「手戻りなし」「脳の疲労最小限」で爆速で完成させた、実戦型のシフト作成ルーティンを公開します。

キチキチした数学的な計算は不要です。「引き算」と「アナログの正の字」さえあれば、誰でも綺麗なシフトが作れます！

📊 ステップ1：まずは全体の「総座席数」を出す（掛け算）

エクセルを触り始める前に、まずは今回埋めるべき「ゴールの大きさ」を把握します。

【計算例】

100コマ × 1コマ4人＝ 計 400席

まずはこの「400席」という全体像を頭に入れます。

400席すべてを一般講師でパズルのように埋めようとするからパニックになります。まずは、考える必要のない「確定枠」を引き算して、パズルのサイズを小さくしましょう。

担任・副担任など、最優先で入る人の出講を決めて、総座席数から引く（例：月曜・金曜の優先枠、水曜の固定枠など、上に立つ人間の席を先に埋めてロックします）
「1日も出られない（全×）」の講師の人数を数えて、講師の分母から引く（最初から出られない人は、このパズルにおいては「いないもの」として除外します）

【今回の実際の計算例】

残り座席数：400席－担任たちの確定枠（77席）＝ 323席

稼働講師数：14人－全休の講師（4人）＝ 10人

ここで初めて割り算の登場です。残った座席数を、残った講師の人数で割ります。

残りの席数（323席） ÷ 稼働講師数（10人）＝約32コマ

これで「講師1人あたり、5週間で合計32コマ（週に約6〜7コマ）を目安に入れれば、みんな均等になる」という明確なゴール（目標値）が出ました。

ここが一番のポイントです。エクセルの画面上で1コマずつ「次は誰にしよう…」とコピペしていると、確実に目が疲れて全体のバランスが崩れます。

ここで使うのは、「講師のリスト（プリントアウト）」と「正の字」です。

画面を見つめるより、手元で「正の字」を書く方が、人間の脳は圧倒的に全体のバランス（誰が多くて誰が少ないか）を処理しやすくなります。

1日単位でハメていくときは、以下の順番で処理するとパズルが絶対に詰まりません。

「この曜日のこのコマは、この人しかいない」という重要枠（金曜の講評担当など）を真っ先に埋める。
「出講可能日（◯）が極端に少ないレアな講師」を優先して埋める。（いつでも入れる人を先に使うと、レアな人が入れる日に枠が残っておらず、その人が目標コマ数に届かなくなります）
最後に「いつでも入れる何でも屋の講師」で、残ったスキマを埋める。（全員の正の字が「32画」に近づくように、感覚で少しずつ調整しながらハメていけば、きれいに「ならして」完成です！）

シフトが完成したあと、「プリントアウトして1マスずつ完璧にチェックしなきゃ…」と思う必要はありません。なぜなら、

これらは「シフト作成あるある」であり、どれだけ今100点満点のものを作っても、当日の体調不良1発で修正が入るからです。

今の段階では「外せない重要条件（金曜の質、ビザの制限など）さえクリアしていれば、多少の偏りは気にせず『たたき台』として提出する」くらいのマインドが、自身のメンタルを守るために一番大切です。

予備校の夏期講習シフト作成は、

「掛け算で全体を知り、引き算で小さくし、割り算でゴールを決め、アナログの正の字でハメる」

このステップを踏めば、どれだけ座席数が多くても機械的にサクサク作ることができます。

今シフト作成に頭を悩ませている担当者の皆さん、ぜひこの「ハイブリッド法」を試してみてください。応援しています！